Einreichungen in der Key Action 1: Jugendbegegnungen sind nur mehr über online basierte Webforms möglich. Die Webforms stehen unter folgendem Link bereit: https://webgate.ec.europa.eu/web-eforms/

Die Webforms können laufend bearbeitet werden, müssen jedoch mitsamt aller erforderlichen Anhänge bis spätestens 12.00 Uhr mittags (MEZ) am Tag der aktuellen Antragsfrist online übermittelt werden.

Hilfestellung bei der Benutzung der Webform bietet dieses Übersichtsblatt mit vielen hilfreichen Links bzw. dieses Template (PDF-Dokument, engl. Version, ca.115 KB), in dem man die Fragen der Webforms vorab einsehen kann. Sollten unerwartet technische Fehler oder Probleme bei der Nutzung der Webforms auftreten, kontaktiere bitte umgehend die Nationalagentur!

Anträge werden einfach durch Klick auf den Button „Submit“ eingereicht. Wenn anschließend noch Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen werden, ist das innerhalb der Antragsfrist problemlos möglich. Einfach nochmals den Antrag bearbeiten und wieder mittels „Submit-Button“  übermitteln. Für die Evaluierung des Antrags wird immer die letzte Fassung, die innerhalb der Antragsfrist eingelangt ist, herangezogen.

Informationen zu den Datenschutzbestimmungen in Erasmus+ gibt es nachzulesen hier (PDF-Dokument, ca. 15 KB).

Im online Antragsformular findet sich eine Checkliste mit wichtigen Dokumenten, die im Antrag anzuhängen sind. Dazu gehören u.a. folgende Dokumente:

• Parntererklärung/Mandate (Vorlage direkt in der Webform unter Annexe zum Download)
• Zeitplan für Aktivitäten (Tabellenblatt 1) zum Download hier (Excel-Datei, engl. Version, ca. 32 KB)
• Declaration of Honour (Vorlage direkt in der Webform unter Annexe zum Download)
• Infos zur Beantragung und Abrechnung von Inklusionsprojekten hier (pdf-Datei, ca. 720 KB)

Nachdem ein Antrag genehmigt wurde, wird ein Vertrag unterzeichnet. Dieser wird nach Genehmigung des Projekts dem/der Projektträger*in per Post zugesandt.

Allgemeine Vertragsbedingungen – Jahr 2020

Annex I – Allgemeine Vertragsbedingungen (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 261 KB)

Annex III - Key Action 1 - Financial and Contractual Rules (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 83 KB)

Annex IV - Key Action 1 - Applicable Rates (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 85 KB)

Allgemeine Vertragsbedingungen – Jahr 2019

Annex I – Allgemeine Vertragsbedingungen (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 248 KB)

Annex III - Key Action 1 - Financial and Contractual Rules (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 80 KB)

Annex IV - Key Action 1 - Applicable Rates (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 80 KB)

Allgemeine Vertragsbedingungen – Jahr 2018

Annex I – Allgemeine Vertragsbedingungen (Gültig für Verträge, die nach dem 25.5.2018 abgeschlossen wurden; PDF-Dokument, engl. Version, ca. 225 KB)

Annex I – Allgemeine Vertragsbedingungen (Gültig für Verträge, die vor dem 25.5.2018 abgeschlossen wurden; PDF-Dokument, engl. Version, ca. 590 KB)

Annex III - Key Action 1 - Financial and Contractual Rules (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 620 KB)

Annex IV - Key Action 1 - Applicable Rates (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 567 KB)

Allgemeine Vertragsbedingungen – Jahr 2017

Annex I – Allgemeine Vertragsbedingungen (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 525 KB)

Annex III - Key Action 1 - Financial and Contractual Rules (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 419 KB)

Annex IV - Key Action 1 - Applicable Rates (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 436 KB)

Allgemeine Vertragsbedingungen - Jahr 2016

Annex I – Allgemeine Vertragsbedingungen (PDF-Dokument, ca.550 KB)

Annex III Key Action 1 - Financial and contractual rules (PDF-Dokument, engl. Version, ca. 450KB)

Annex IV - Applicable Rates (PDF-Dokument, engl. Version, 315 KB)

Bei Verständnisfragen können Sie das Team der Nationalagentur kontaktieren.

Allgemeine Vertragsbedingungen - Jahr 2015

Anhang II - Allgemeine Bedingungen (PDF-Dokument, dt.Version, ca. 560 KB)

Anhang III - Finanz- und Vertragsbestimmungen (PDF-Dokument, dt. Version, ca. 270 KB)

Allgemeine Vertragsbedingungen - Jahr 2014

Multibeneficiary Agreements General Conditions (PDF-Dokument, engl. Version, 540 KB)

Annex III Key Action 1 - Financial and Contractual Rules (PDF-Dokument, engl. Version, 150 KB)

Es kann passieren, dass es nach Genehmigung des Projekts und der Vertragsunterzeichnung zu unterwarteten Änderungen im Projekt kommt (z.B. die Partnerorganisation wechselt*, die Kontoverbindung ändert sich, der Projektzeitraum verschiebt sich). Wichtig ist, dass alle Änderungen umgehend an die Nationalagentur kommuniziert werden. An den wesentlichen Projektzielen darf sich dadurch nichts verändern. Jegliche Änderung im Projekt muss daher vorab mittels Änderungsformular direkt bei der Nationalagentur beantragt und begründet werden. Nach Genehmigung der Änderung durch die Agentur müssen diese Informationen auch im Mobility Tool+ aktualisiert werden.

Änderungsformular (Word-Dokument, ca. 500 KB)

*) Sollte sich eine Partnerorganisation ändern, braucht es zusätzich zum Änderungsformular auch ein neues Mandate sowie die Information über die neue Partnerorganisation:

Mandatevorlage (nur im Falle der Änderung einer Partnerorganisation zu verwenden; Word-Dokument, 38 KB)

Die Information über die Partnerorganisation bitte als Word Dokument übermitteln:

Partnerorganisationinformation (Word-Dokument, 57 KB)

Alle relevanten Informationen finden sich im Newsbeitrag "Information zum Coronavirus für geförderte Projekte".

Wichtige Downloads:

• Infoblatt rund um COVID-19 (PDF-Dokument, deutsche Version, ca. 450 KB)
• Richtlinien für virtuelle Mobilitäten rund um COVID-19 (PDF-Dokument, deutsche Version, ca. 200 KB)
• Bestätigung über die entstandenen Kosten (PDF-Dokument, deutsche Version, ca. 150 KB)

Eine Teilnehmer*innenliste mit den Unterschriften aller Personen, die an der Jugendbegegnung teilgenommen haben, ist zentral für die Abrechnung und Anerkennung der zugesprochenen Fördermittel und muss mit dem Abschlussbericht eingereicht werden.

Eine Teilnehmer*innen-Liste kann über das Mobility Tool+ generiert werden (Funktion: Export Excel/CSV). Alternativ kann auch diese Teilnehmer*innenliste verwendet werden.

Der Abschlussbericht wird mit Hilfe des Mobility Tool+ erstellt. Im Mobility Tool+ können bereits während der Projektlaufzeit Daten eingefügt und ergänzt werden. Wenn alle Daten zum Projekt im Mobility Tool+ eingetragen und aktualisiert sind, kann der Abschlussbericht online generiert, ausgefüllt und abgesendet werden. Nähere Infos zum Mobility Tool+ und seinen Funktionen finden sich unter Hilfe&Service.

Der Abschlussbericht wird direkt über das Mobility Tool+ an die Nationalagentur gesendet. Diese prüft den Abschlussbericht und nimmt Kontakt zum Fördernehmer auf, sobald die Prüfung abgeschlossen ist.

Hinweis: Abschlussberichte müssen nicht postalisch an die Nationalagentur geschickt werden.

Folgende Dokumente müsssen mit dem Abschlussbericht hochgeladen und mitgeschickt werden:

• Unterzeichnete Declaration of Honour (Vorlage ist als PDF-Datei im Mobility Tool+ unter Reports-Annexe zu finden)
• Teilnehmer*innenliste mit Unterschriften aller Teilnehmer*innen
• aktualisiertes Aktivitätenprogramm
• Belege für tatsächliche Kosten (z.B. Außergewöhnliche Kosten). Bitte verwenden Sie dazu unsere Belegliste und schicken Sie diese als Annex mit. Belege für Pauschalkosten (Reisekosten, Organisatorische Kosten) müssen NICHT mitgeschickt werden.
• Wenn tatsächliche Kosten anfallen: Bestätigung über Vorsteuerabzugsberechtigung bzw. Nachweis, dass man nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist (kann beim Finanzamt oder Steuerberater eingeholt werden)
• Dokumentation (Fotos, Printmaterialien, Projektergebnisse, ...)

Eine Checkliste für die Erstellung der Abschlussberichte gibt es auch hier zum Download: Checkliste

Bei der Planung helfen oft Tipps oder Erfahrungen aus vorherigen Projekten weiter. Hier ein bisschen Inspiration:

Tipps und Tricks für "grüne Jugendbegegnungen"

Tipps zur Planung - Gesundheit und Sicherheit von Teilnehmer*innen (PDF, ca. 620 KB)